Dijital Dünya
Bireyler İçin
Sosyal Medya
Sosyal medyada herhangi bir paylaşımda bulunmadan önce gönderiyi basit bir teste tabi tutmak bireyler için son derece faydalı olur. Reklam panosu testi: Gönderi dünyadaki herkesin okuyacağını, okuyabileceğini düşünerek paylaşılmalıdır. Bu sayede, beklenmedik şekilde çok paylaşılan, çok cevap verilen ya da çok yorum yapılan, içerik sitelerinde alıntılanan bir gönderi olması halinde sorun olmayacaktır.
Özel bilgiler paylaşılırken olabildiğince ketum olunmalıdır. Kimlik hırsızlığı veya dolandırıcılık tehlikesinin yanı sıra normal hayatta olduğu gibi sosyal medyada sürekli kendinden bahsetmek hoş karşılanan bir durum değildir.
Mahrem konular paylaşıma uygun değildir. Bazen fikir almak, yardım istemek için paylaşımlar yapılabilir ancak bu gibi durumlarda bu konulara özel gruplarda ve anonim olarak soru sorulup destek istenebilir. Çocuğundan yana ciddi bir sıkıntı yaşayan kişinin öneri ya da psikolog tavsiyesi araması, eşi ile şiddetli bir anlaşmazlık yaşayan kişinin avukat ya da psikolog referansı sorması gibi durumlar buna örnek olabilir.
Arkadaşlar ile çekilmiş bir fotoğraf sosyal medyaya yüklenmeden ve etiketlenmeden önce fotoğrafta görünen ve etiketlenecek kişilerden izin alınmalıdır. Her ne kadar uygunsuz bir durum yokmuş gibi gelse dahi diğer kişinin hassasiyetleri tam olarak bilinemez.
Etiket (hashtag#) kullanırken alakalı etiketlerin kullanımına dikkat edilmelidir. Çok kişiye ulaşmak adına bazen, kişiler veya markalar en çok konuşulan konuları (trending topic) gönderilerine ekliyorlar. Ancak etiketi gönderi ile alakalı değilse bunu yapmak en iyi ihtimalle yersiz, kötü ihtimalle ise saldırganca bir davranış olarak algılanır.
Bağlantı kurmak için ısrarcı olmak doğru değildir. Sosyal medya, normal hayatın bir yansımasıdır ve nasıl ki kişi sokakta bir başkasının karşısına dikilip “tanışalım ve bana bütün albümlerini göster” denmiyorsa; ya da dese bile olumlu cevap almıyorsa sosyal medya da benzer bir beklenti içine girmek doğru değildir.
Gönderilerin sıklığı iyi ayarlanmalıdır. Daha çok ve daha sık gönderi takip eden aile, arkadaş veya takipçiler için her zaman tercih edilir bir durum değildir. Sosyal medyada akıllı yazılımlar gönderim sayısı arttıkça paylaşım başına görünürlüğü azaltıyor.
Bir başkasının yeni doğan çocuğu, hamileliği ya da evliliği ile ilgili paylaşım yapılmamalıdır. Bu haberleri eğer arzu ediyorsa birinci kişi kendi paylaşmalıdır. Ancak birinci kişinin izni alınarak, ondan sonra paylaşmak uygun olur.
Başkalarını üzecek paylaşımlar yapmaktan kaçınılmalıdır. Herhangi bir etnik, dini veya siyasi grubun yanı sıra, herhangi bir hastalık ile savaşan, bir konuda hassasiyeti olan kişileri üzecek veya tahrik edecek içeriklerden kaçınılmalıdır.
Gönderilerde, özellikle endişe ve korku yaratma ihtimali olan paylaşımlarda belirsizliklerden kaçınmak gerekir. “Acildeyim”, “Karakollar gerçekten çok kötü yerler” vb gönderiler, kişinin takipçilerinde, özellikle yakın akrabalar ve kendisini seven kişilerde endişe yaratır. Bu durumu paylaşan kişilerin mutlaka biraz detay vermesi gerekir. Neden acilde olduğu, iyi olup olmadığı, yardıma ihtiyaç duyup duymadığı gibi detayların gönderiye eklenmesi kişinin dikkat çekme isteğinde değil, bilgi verme amacında olduğunu belirtir.
Kişinin kariyeri veya özel hayatındaki başarı veya dönüm noktalarını paylaşması, iyi vakit geçirdiği anları veya gezmiş olduğu yerleri paylaşması son derece doğaldır. Ancak bu paylaşımların başkalarını üzecek, rahatsız edecek seviyede olmaması gerekir. Dolayısıyla kişinin başarıları ile övünmesi veya iyi vakit geçirdiğini paylaşması hava atmak şeklinde, özendirme amaçlı olmamalıdır.
Yardım duyurularının paylaşımı yapılmadan önce teyit edilmelidir. Çok zaman önce yapılmış “kan aranıyor” duyuruları insanların boşuna hastanelere gitmelerine, yardımsever kişilerin bu gibi duyurulara karşı güvensizliğinin artmasına neden olduğu gibi, gerçekten kan ihtiyacı olan kişilerin ihtiyaçlarına ulaşmasına engel olur. Aynı zamanda sosyal medya dolandırıcılık amacı güden birçok kişinin suiistimal ettiği bir mecradır. Bu nedenle maddi yardım ve bağış istekleri ile ilgili gönderiler de paylaşılmadan önce teyit edilmelidir. Kişinin bu yardıma gerçekten ihtiyacı olup olmadığı, süresinin hala geçerli olup olmadığı kontrol edilerek paylaşımda bulunulmalıdır ki hem paylaşan kişinin güvenilirliği sarsılmasın hem de okuyan ve yardımda bulunmak isteyen kişiler suiistimal edilmesin.
Sosyal medyada farklı amaçlar ile ortalığı karıştıran, manipülasyon ve tahrik amacı güden “trol” diye isimlendirilen kişiler mevcuttur. Aynı zamanda gönderinizin konusu ne olursa olsun, negatif bir yorum bırakacak, nefret söyleminde bulunacak veya konuyu farklı yere çekecek bir paylaşım yapacak kişiler olacaktır. Bu kişilerin gönderilerine kulak asmamak, cevap vermemek gerekir. Mümkün olduğunca bu kişileri yok saymak tercih edilmelidir.
Bazı platformlarda ilgi alanına özel kapalı veya açık gruplar kurulabilmektedir. Bu gruplarda paylaşım yapmanın da belli kuralları olabilir. Genel geçer kuralların yanı sıra, gruba özel kural ve kısıtlamalara da dikkat edilerek paylaşım yapılmalıdır.
Geri dönüş yapmak unutulmamalıdır. Meşgul olunması cevapsız bırakmaya neden değildir. Elbette ki her arkadaşlık teklifi ya da yapılan her türlü yoruma cevap vermek mümkün olmayabilir ancak uygun yorumlara teşekkür etmek için çaba harcanmalıdır.
Profesyoneller İçin
Sosyal Medya
Sosyal Medya kullanımı, profesyoneller ya da kariyerinde yükselmek isteyenler için bireyler için olan kurallara ek olarak farklı kurallarda gerektirir.
Sosyal medya iş yerinden, görevden veya patrondan şikâyet etmek için uygun bir yer değildir. Birçok firma çalışanlarının sosyal medyada şirket ile ilgili yapacağı paylaşımlar konusunda kısıtlamaları sözleşmelere koymaktadır. Hiç kimse işini beğenmeyen ve bunu alenen belirtmekten sakınca görmeyen bir kişinin işvereni olmak istemez. Dolayısıyla eğer tamamen anonim değilseniz, olumsuz konuşmanızın sizinle bağlantısı kurulması halinde işinizi kaybetmeniz son derece doğaldır.
Bağlantı kurmak için ısrarcı olmak doğru değildir. Sosyal medya, normal hayatın bir yansımasıdır ve nasıl ki kişi sokakta bir başkasının karşısına dikilip “……………………………………” denmiyorsa; ya da dese bile olumlu cevap almıyorsa sosyal medya da benzer bir beklenti içine girmek doğru değildir.
Sosyal medya platformları farklı amaçlarla kullanılmaması gerekir. Örnek olarak LinkedIn kariyer ve iş dünyası amaçlı bir mecradır ve bu platformda yaralı yavru köpek için bağış toplamaya çalışmak doğru değildir.
E-posta adabı
E-posta artık çoğunlukla iş ilişkilerinde kullanılan bir iletişim metodu, özel ilişkilerde e-postaların yerini zamanla mesajlaşma uygulamaları aldı.
Bir e-posta atmaya başlamadan ya da bir e-postayı yanıtlamadan önce konunun e-posta atmak için uygun olup olmadığını değerlendirin. Eğer konu çok parametreli ise, telefon açmak ya da kişinin yanına gidip sohbet etmek çok daha iyi olabilir.
Kime (To), CC (Carbon Copy/ Karbon Kopya) ve BCC (Blind Courtesy Copy/Gizli Nezaket Kopyası) satırlarına kimin yazıldığına dikkat edilmelidir. Bu bölümlere alıcılar e-posta tamamen bitip, yollanmaya hazır olduğunda eklenirse yanlışlıkla eksik, tamamlanmamış e-posta gönderme sıkıntısı yaşanmayacaktır.
Kime satırına yazılacak kişi konunun direk muhatabı, mesajı doğrudan iletmek istenilen kişiler olmalıdır. Bilgilendirme yapılıyorsa o kişilere yapılıyor, eylem bekleniyorsa o kişilerden bekleniyordur.
CC satırındaki bireylerden herhangi bir eylem veya yanıt beklenmiyordur ancak alıcının yalnızca mesajı okuması veya dosyalaması gerekir. İletişimden, e-postadaki konudan dolaylı olarak etkilenen kişiler CC’ye dahil edilmelidir.
Gizli satır: Çok dikkatli kullanılması gereken bir satırdır. KVKK ile bu bölümün kullanımı iyice önem kazanmıştır. Bu satırdaki alıcılar diğer alıcılar tarafından görülmemesi dışında CC’ye benzer bir özelliktir. Tüm adreslerin alıcıların her biri tarafından görülmesi istenmeyen durumlarda BCC kullanılmalıdır. KVKK (Kişisel Verileri Koruma Kanunu) dolayısıyla bu alanı kullanmak önemli hale gelmiştir.
Konu satırı, mesajın içeriğini ve niyetini etkili bir şekilde özetlemelidir. Konu satırı açıkça yazılmışsa, kime satırındaki her alıcı mesajın ilgili olduğu hedefi net bir şekilde anlayacaktır.
Konu satırı kısa olmalı, en fazla 6-7 kelime kullanılmalıdır.
Bu satır asla boş bırakılmamalı ve asla büyük harfler kullanılmamalıdır. Bu durumda e-posta alıcı ya da alıcının e-posta sağlayıcısı tarafından SPAM olarak da algılanabilir
Cevaplarken eğer konu değişirse konu satırı da değişmelidir.
Birbirinden bağımsız farklı konularda e-posta atılıyorsa her bir konu için farklı e-posta atma olasılığı değerlendirilmelidir.
ACİL kelimesini ve ünlem işaretini konu kısmında kullanmak hiçbir zaman doğru bir seçim olmaz.
Çok önemli (High Priority) opsiyonu gerçekten zorunlu olmadıkça kullanılmamalıdır.
Kime ve CC satırındaki kişilere uygun şekilde selamlama ile giriş yapılmalıdır. Selamlama kelimesi e-posta atılan kişilerin ünvanına ve kurum hiyerarşisindeki yerine göre seçilmelidir. Sayın kelimesi üstlere, tanınmayan, yeni tanıştırılmış kişilere e-posta atarken kullanılması en uygun selamlamadır.
Kişinin cinsiyetinden emin olunmadıkça, Hanım / Bey kullanımından kaçınmalıdır.
Kişi kendi ekibine, ekip arkadaşlarına, yakın ve samimi olduğu iş ortaklarına e-posta atarken “Merhaba”, “Selam”, “Arkadaşlar” veya “Sevgili Arkadaşlar” şeklinde başlayabilir
Kime satırındaki kişilere ilk defa e-posta atılıyor ise, kişi kısaca kendini tanıtmalıdır. Bu bölüme ayrıca e-postanın atılma nedeni de kısaca eklenmelidir.
Giriş bölümü e-postanın alıcılarının kültürü düşünülerek düzenlenmelidir. Yüksek bağlamlı kültürler (Japon, Arap veya Çin) kişi ile iş yapmadan önce kişiyi tanımak ister. Bu nedenle, bu ülkelerdeki iş ortaklarının yazılarında daha kişisel olmaları yaygın olabilir. Öte yandan, düşük bağlamlı kültürlerden insanlar (Alman, Amerikan veya İskandinav) konuya daha çabuk girilmesini tercih ederler.
Kime ve CC’deki kişilerin e-postanın konusuna hakim olduklarından emin olunmadığı durumlarda e-postanın içeriğinde bahsedilen konunun öncesi kısaca tekrar özetlenmelidir. Herkesin konuyu bildiği varsayılmamalıdır.
E-posta metni yazılırken, dilbilgisi kurallarına dikkat edilmeli, büyük küçük harf ve noktalama işaretleri düzgün şekilde kullanılmalıdır. Ünlem işareti kullanımından özellikle kaçınılmalıdır. Ayrıca kısaltmalar, emojiler ve argo asla kullanılmamalıdır. Meslek ile ilgili jargonlar kullanılacak ise e-postayı alan kişilerce anlaşılacağından emin olunmalıdır.
E-posta olabildiğince kısa yazılmalıdır.
Eğer, kişi ekibine / tanıdığını insanlara e-posta gönderiyorsa kısa girizgahın ardından mümkünse madde işaretleri kullanarak yazmalı. Bu sayede hem karşıdakinden beklenenler daha iyi anlaşılır hem de akıllı telefondan okumak daha kolay olur
Kötü haberler mümkün olduğunca e-posta ile verilmemelidir. Eğer mutlaka yazılı bildirim yapılması gerekiyor ise öncesinden aramak ardından e-posta atılması uygun olur. Eğer aramak mümkün değil ise kötü haber kısa girizgahın ardından en başta verilmelidir.
E-postaların içinde URL göndermek gerekirse kısaltarak kullanılmalıdır.
E-posta metninde kullanılan yazı karakteri klasik standart bir font olmalıdır. E-postanın tonu pozitif olmalı ve aktif bir dil kullanılmalıdır.
E-postada ek olacak ise metnin içinde, e-postada ek olduğu belirtilmelidir. Çok büyük boyutlu ekler olmamalıdır ve eklerin isimlerinin düzgün şekilde verilmiş olmasına dikkat edilmelidir.
Profesyonel e-postalarda kesinlikle özel meselelere girilmemelidir. E-postaya yazılan şeylerin özel olmaktan çıkacağı unutulmamalıdır. İş arkadaşları, iş ortakları ve üstler hakkında kesinlikle olumsuz yorumlar, dalga geçmeler, kızgınlıkla yazılmış düşünceler e-postalarda kesinlikle olmamalıdır.
E-postalarda espri, komiklikten kaçınmak iyi olur. Yazılı dilde espriler sözel dildeki gibi algılanmadığı için arzu edildiğinin tersi durumlar oluşabilir.
E-postada yazılan şeyler özel olmaktan çıkar bu nedenle dedikodular, maaş ve prim bilgileri de olabildiğince e-postada yer almamalıdır.
E-postalar, son dakika iptaller için kullanılmamalıdır. Yemek/ toplantı/ görüşmeler son dakika iptal etmek istendiğinde mutlaka daha kişisel bir iletişim metodu kullanılmalıdır.
Gelen her e-postaya cevap vermek gerçekçi olmasa da mümkün olduğunca cevap verilmeye çalışılmalıdır. Kime bölümünde kişinin kendi adı var ise mutlaka 24 saat içinde cevap verilmelidir. Eğer kişinin adı CC’de ise kısa bir şekilde bilgilendirmeyi aldığını yazması yeterlidir.
Yanlışlıkla atılan e-postalara özellikle karşıdaki kişinin cevap beklediği sürekli bir durum var ise cevap verip bilgilendirme yapılmalıdır. “Attığınız e-posta yanlışlıkla bana gelmiş, doğru kişiye yönlendirmeniz için sizi bilgilendirmek istedim” gibi bir cevap vermek iş ahlakı açısından uygun olur.
Ancak cevap yazarken dahi tek cümlelik “Teşekkürler” veya “OK” gibi cevaplar vermekten kaçınılmalıdır.
Yanıtla ve tümünü yanıtla seçeneklerine dikkat ederek yanıtlamak önemlidir, dolayısıyla e-postanın kime ve CC bölümlerinde kim olduğu da kontrol edilmelidir.
Otomatik cevap seçeneği sadece zorunlu hallerde kullanılmalıdır. Kişinin izne ayrıldığı dönemler dışında kullanılmasına gerek yoktur.
İlet seçeneği kullanılırken orijinal yazarın izni ve bilgisi dahilinde olduğuna emin olunmalıdır
E-posta bitirilirken duruma uygun bir kapanış cümlesi eklenmelidir.
Son olarak ise “Saygılar”, “İyi çalışmalar” ya da “Teşekkürler” denmelidir.
İmza her e-posta sonunda mutlaka kullanılmalıdır. İmzada kişinin tam ismi, unvanı, İş adresi ve telefonu ve website adresi içeren bir hazır blok kullanımı işleri kolaylaştıracaktır. Eğer çalışılan kurum gerekli görüyorsa feragatname de eklenebilir.
E-posta yollanmadan önce mutlaka tekrar okunmalıdır. Ekler doğru şekilde eklenmiş mi kontrol edilmelidir. Kime, CC ve BCC kontrolleri tekrar yapılmalıdır.
Küçük İşletmeler İçin
Girişimci ya da küçük işletme sahipleri, her ne kadar zamanının ve emeğinin büyük kısmını işine ayırıyor olsa da iş ve özel hayat için olan sosyal medya hesaplarını ayırmış olmaları gerekir ve iş sayfasında paylaştığı her bir gönderiyi tek tek özel sayfasında paylaşmamalıdır. Elbette ki iş konularından bazılarının kişisel sayfaya taşınması normal ve mantıklıdır ancak bu durumun bir sınırı olmalıdır. Pratik kural, kişisel sosyal medya hesaplarının kişinin girişiminde ya da işletmesindeki gelişmeler hakkındaki bilgilerin %20’sinden fazlasının yayınlanmamasıdır. Bu rahatsız edici olmayacak kadar bilgi verirken, daha fazla bilgi edinmek isteyen kişilerin işletme sayfanıza girmesine olanak tanır. LinkedIn gibi kariyer, iş dünyası hedefli platformlar bu kuralın tersine işler. Bu mecralarda kişi girişimi veya işletmesi ile ilgili gelişmeleri ve haberleri daha çok paylaşırken özel hayatı ile ilgili konuları mümkün olduğunca paylaşmamalıdır.
